Atunci când vine vorba despre siguranța documentelor unei firme, companiile sunt uneori destul de puțin pregătite la nivel de informare, cu privire la metodele prin care se pot ține la distanță actele de potențiale pericole. Mai mult decât atât, siguranța este adesea privită doar din punct de vedere al restrângerii pericolelor privind deteriorarea, pierzându-se din vedere aspecte precum confidențialitatea, integritatea și accesul limitat al persoanelor la documente importante. Dacă ai o firmă și vrei să depozitezi corect documentele, oferindu-le acestora siguranță din orice punct de vedere, iată care sunt lucrurile pe care ar trebui să le știi.
Depozitarea documentelor presupune o organizare corectă
Dacă vrei să știi mai multe detalii despre cum se face arhivarea electronica a documentelor specialiștii Arhivatorul.ro ne atrag atenția asupra etapelor corecte de realizare a acestui proces. Primul pas este o organizare corectă a documentelor, deoarece fără aceasta nu ar putea fi posibil să arhivezi eficient documentele. O organizare corectă are în vedere sortarea documentelor, ordonarea și inventarierea, pentru a stabili o evidență clară a tipului de acte și pentru ca ulterior acestea să poată fi încadrate corect în categorii, în vederea accesării facile.
Depozitarea în spații fizice organizate corect
Dacă optezi pentru o depozitare documente firma tradițională, în spații fizice de depozitare, atunci ar trebui să alegi cu atenție firma care îți va oferi spațiul pentru acest proces. Conform cerințelor legale, spațiile trebuie să îndeplinească anumite condiții și trebuie să se ridice la anumite standarde. Documentele trebuie să fie protejate de intemperii, de umiditate și de riscul de incendiu, iar în același timp trebuie să asigure confidențialitate și siguranță din punct de vedere al accesului.
Depozitarea în sisteme de gestiune electronică
Pentru că în prezent există posibilitatea gestionării unui flux de documente în format electronic, chiar și arhivarea se poate face în același mod. Prin arhivare electronică documentele pot trece în zona virtuală de depozitare, acest lucru oferind o multitudine de beneficii notabile. Pe de o parte, arhivarea electronică reduce semnificativ costurile de depozitare, eliminând necesitatea unui spațiu fizic pentru acte. Pe de altă parte, soluțiile de arhivare electronică asigură o protecție mai eficientă a documentelor, inclusiv din punct de vedere al confidențialității.
Siguranța cu privire la informațiile unei firme vizează, de asemenea, și un alt aspect important, care ține de urmărirea documentelor al căror termen legal de păstrare urmează să expire. Aceste documente sunt scoase din arhivă și după caz, sunt distruse în mod securizat în urma obținerii avizului de distrugere din partea Arhivelor Naționale, acest lucru fiind important în contextul confidențialității. Așadar, este nevoie să optezi pentru firme de arhivare care să-ți ofere servicii complete și condiții optime de păstrare, astfel încât să te poți bucura de siguranță maximă pentru documentele companiei tale.
